Online is het nieuwe offline. Nog een paar weken en we kunnen ons geen leven meer zonder online tools voorstellen. Toch is het voor velen even wennen hoe je bijeenkomsten, en in het bijzonder een participatieproces, online organiseert. Hoe houd je de regie en zorg je ervoor dat iedereen zich gehoord voelt?
Bij Dietz testen we binnen de teams dagelijks online tools. Van Microsoft Teams en Zoom tot creatieve tools als Brightstorm en Padlet. Ook delen we onze ervaringen van bijeenkomsten voor opdrachtgevers met elkaar: wat werkt wel, wat werkt niet en hoe bereid je online participatie goed voor. Wij nemen je graag mee in onze inzichten.
Richt het participatieproces in
Het inrichten van het participatieproces gaat op dezelfde manier als offline participatie organiseren. Je begint bij het opstellen van het doel en het in kaart brengen van de stakeholders. Vervolgens is het van belang om het participatieniveau te bepalen en duidelijke kaders te stellen waarin ieder input kan leveren. En het belangrijkste, geef een terugkoppeling aan de deelnemers over wat er met de input is gedaan. Het doorlopen van dit proces helpt tevens bij het bepalen van de passende online tools.
Goede voorbereiding is het halve werk
‘Goede voorbereiding is het halve werk’, en dat geldt ook zeker voor online participatie. Bereid de deelnemers goed voor, door hen duidelijk te informeren over de online deelname. Wat kunnen zij verwachten, waar mogen zij input voor aanleveren, hoe kunnen ze deelnemen aan de online meeting en op welke wijze kunnen zij inspreken. Denk ook aan het opstellen van een Q&A of het laten insturen van vragen vooraf, zodat de deelnemers al vooraf geïnformeerd zijn en de vragen tijdens de bijeenkomst geredigeerd worden.
Daarnaast is het van belang om het eigen proces goed voor te bereiden. Maak een draaiboek waar het proces en de inhoud wordt toegelicht. Zorg voor een gespreksleider die de regie over het gesprek voert. Regel daarnaast een gesprekspartner, hij of zij kan de host bijstaan met de techniek en het notuleren van de bijeenkomst. Let op: voorbereiding voor een online bijeenkomst met een (nog) onbekende tool kan twee keer zoveel tijd in beslag nemen dan normaal.
Stem de tool af op de doelgroep
Er zijn diverse online tools en er komen er steeds meer bij. Maar waar moet je nu op letten bij het kiezen van de juiste tool en wat past bij jou bijeenkomst?
Bekijk eerst wie de doelgroep is. Is deze heel divers? Kijk dan of je de deelnemers kunt indelen in subgroepen. Op deze manier maak je het toegankelijk voor iedereen en kan de tool nog specifieker worden afgestemd. Heeft de doelgroep niet veel online ervaring? Zorg dan dat de tool laagdrempelig is. Staat privacy bij de doelgroep bovenaan? Kies dan een tool die hier bewust mee omgaat. Kijk ook naar de vorm. Voor een bijeenkomst of presentatie is Microsoft Teams of Zoom geschikt, maar voor een brainstorm kun je beter gebruik maken van Padlet, Brightstorm of Mural. Advies over de juiste participatie strategie inclusief tools? Wij kijken graag mee.
Hanteer spelregels en energieke werkvormen
Om structuur en aandacht tijdens de bijeenkomst vast te houden is het goed om te werken met spelregels. Geef vooraf bij de deelnemers aan wat de spelregels zijn tijdens de bijeenkomst en herhaal deze bij de opening. Denk aan: iedereen microfoon uit, tenzij je aan het woord bent; de gespreksleider geeft aan wie aan de beurt is; etc.
Met een combinatie van werkvormen kan de aandacht beter worden vastgehouden. Creëer energieke momenten – voornamelijk bij online bijeenkomsten waarin brainstormen of het ophalen van input centraal staat – is dit van belang. Mogelijkheden zijn door de groep tijdelijk op te splitsen in subgroepen en hen te laten samenwerken online. Het kan ook goed zijn om de deelnemers even afstand te laten nemen van het scherm, door een ‘offline’ opdracht mee te geven. Laat ze ideeën opschrijven en wissel dit daarna met elkaar uit.
Tot slot, nog een paar tips
- Vergeet de offline mogelijkheden niet. Denk aan het vooraf toesturen van een brief of brochure.
- Laat participatie niet afhangen van het moment. Er zijn diverse online participatietools, zoals Citizen Lab en Mett waar men een langere tijd ideeën of vragen kan insturen. Gebruik dit als ondersteuning en voor het ophalen van input bij een grote groep.
- Net als bij ‘offline’ participatie is het van belang om informatie op te halen, te verwerken en daarna ook weer terug te koppelen. Zo weten deelnemers wat er met hun input is gedaan. Bij Dietz gebruiken wij hiervoor het Diabolo-model.
- Houd iedereen betrokken. Vooral bij kleinere bijeenkomsten is het van belang om iedereen aan het woord te laten. Let op de mimiek van de toehoorder. Zie je dat iemand fronst? Speel daarop in en vraag of hij/zij wil reageren.
- Maak de online bijeenkomst niet te lang – maximaal een uur – of plan een pauze in.
Nog vragen of kan jij nog wel wat hulp gebruiken bij het organiseren van online participatie?
Download hier onze whitepaper en neem contact met ons op via info@dietz.nl.