3 x de top 3 in de Wonderlijke Wijde Wereld van online participatie
Uit onderzoek blijkt dat meer dan 50% van de emotionele inhoud van boodschappen in menselijke, non-verbale en vaak offline interactie wordt overgedragen. Fysieke offline ontmoeting bevordert de ontwikkeling van persoonlijke én professionele relaties. Hoe gaan we hiermee om in dit online Corona tijdperk?
Bij Dietz faciliteren we al sinds dag 0 van de crisis (én daarvoor) online sessies. Ook monitoren wij de online ervaringen van vakgenoten in andere domeinen. Succesvol online overleggen kent verschillende perspectieven, zoals vanuit participatie inhoudelijk, uiterlijk voorkomen of juist technische (on)mogelijkheden. Graag neem ik u mee in de top 3 van alle online participatiethematiek oftewel een veelomvattende Online Overleg Toplijst.
Voorbereiding – 1,5 tot 3
- 1,5! Niet alleen de 1,5 meter samenleving is ingegaan, maar ook de 1,5 uur samenleving! Vuistregel voor een online sessie: het mag Maximaal (met hoofdletter M) 1,5 uur duren. En als u voor deze maximale lengte kiest, las dan minstens 2 pauzemomenten in. Concentratie online is lastiger voor de deelnemer maar ook minder beheersbaar voor de facilitator; u heeft het als facilitator minder goed door als de aandacht verslapt of een deelnemer ‘stiekem’ zijn mail checkt. Houd het kort en neem voldoende pauze.
- ^1. Leidt of faciliteert u een belangrijk overleg van formaat (qua inhoud danwel qua deelnemers)? Plan genoeg tijd in voor uw voorbereiding. Bij offline faciliteren is de vuistregel ^2: plan tweemaal zoveel tijd voor uw voorbereiding als voor de sessie zelf. Is het de eerste keer dat u een online sessie van een uur faciliteert? Dan is ons advies ^3. U heeft drie uur nodig voor het toetsen en uitproberen van het juiste online systeem (daarover verder in dit artikel meer) naast de gebruikelijke inhoudelijke voorbereidingen die u moet treffen.
- 2-3. Stuur in aanloop naar de sessie 2 à 3 berichten naar de deelnemers zodat zij zich mentaal kunnen voorbereiden op de sessie. Online overleggen is intensief. De deelnemers gaan beter en zorgvuldiger de sessie in op het moment dat zij op minstens 2 momenten geïnformeerd en geënthousiasmeerd worden over de sessie.
Online tools – gevestigde orde en alternatieven
- Combineer tools.
Combineer uw basis overleg tool met een andere interactieve tool. Nu hoor ik u denken ‘wat voor interactieve tool dan?’. De o zo ouderwetse maar onvergankelijke telefoon is een uitkomst. Iedereen heeft hem voor zich liggen en even ontsnappen aan de online schermen werkt goed! Of juist een brainstorm tool zoals ZASH, makkelijk te gebruiken en goedkoop. Zie onze online participatie whitepaper voor meer tips.
- Overleg tools.
Hoewel privacy een issue is geweest bij ZOOM (herinnert u zich nog de gemeenteraadsvergadering in Gemeente West Betuwe?) is dat nu makkelijk aanpasbaar door een wachtwoord erbij aan te maken. Door deze functie heeft ZOOM mijn absolute voorkeur. Makkelijk te hosten en co-hosts zijn goed aan te wijzen en de verbinding is altijd goed. Andere veelgebruikte en geschikte online tools zijn Teams en Jitsi.
- Alternatieve online tools.
Makkelijk toegankelijke alternatieve systemen zijn Whereby, Webex en GoToMeeting. Deze alternatieve tools hebben vaak nog iets meer ludieke functionaliteiten, zoals diverse emoji’s die u in kunt zetten tijdens een sessie (handig voor grotere sessies) of uw eigen huisstijl integreren in het overlegplatform.
Start de sessie – persoonlijkheid en basisregels
- Personaliseer!
Al 2 maanden zien we onze collega’s in een deel van hun huiselijke habitat. De ene collega heeft een leuk fotolijstje achter zich, de ander een bos bloemen of juist een strijkplank die in de hoek van de kamer is ‘weggemoffeld’. Zonder dat we het door hebben, denken we hierover na: ‘waar is die foto genomen’? ‘Van wie zou hij die bloemen gekregen hebben’? ‘Zou ze zelf haar blouses strijken of doet haar partner dat’? Tip: integreer de huiselijke objecten in de sessie door ze toe te voegen aan de start/voorstelronde. Dat kan door de persoon met zijn camera door de kamer te laten lopen of door het object op te pakken en voor de lens te houden. Relaties dreigen door online communicatie te verslappen. Zoek daarom juist naar hoe u de persoonlijkheden van deelnemers in uw sessie kunt integreren.
- Basisregels.
Net als offline faciliteren is het ontzettend – niet te vergeten – belangrijk om als facilitator de basisregels uit te spreken bij de start van de sessie. Daarmee speelt u uzelf als facilitator namelijk vrij en kunt u gedurende de sessie deelnemers aanspreken op hun gedrag zonder vreemde reacties te krijgen. Basisregel #1: MUTE. Ik kan het niet vaak genoeg benadrukken. Andere basisregels kunnen zijn camera aan (gebruikelijk bij eerste kennismaking) of juist uit (gebruikelijk als u toehoorder bent van presentatie).
- Uiterlijk is belangrijk.
Ook online is uiterlijk belangrijk, misschien zelfs belangrijker dan offline. In een normale sessie kunt u misschien wel die half onderdrukte gaap laten gaan, maar in de online cultuur valt dit – naast 20 stilstaande gefocuste hoofden – meteen op! Wees u er daarom van bewust dat als u uw camera aan hebt staan en dat alles gericht is op uw core en uw hoofd (en misschien dat fotolijstje op de achtergrond). Houd daarbij rekening met lichtinval: het liefst natuurlijke lichtinval van voren. Webcam op ooghoogte zodat onderkinnen uit zicht blijven. O en tip voor de facilitator: reageer op wat u in beeld ziet. Fronst een collega? Benoem het! Komt er een kind binnen rennen? Benoem het! Benut alle spontane ruimte die u krijgt om die persoonlijke banden goed te houden en te versterken.
Dus: zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, de juiste laagdrempelige overleg tools en voldoende persoonlijke aandacht in overleggen. Dit is randvoorwaardelijk voor de ontwikkeling van uw persoonlijke en professionele relaties, juist in tijden van Corona.
Meer tips of advies nodig? Check hier de blog van mijn collega Kristel of download hier onze whitepaper Online Participatie. En neem gerust contact op voor een kennismakingsgesprek.