Kritische vragen vanuit de omgeving, alle nieuwbouw- of herontwikkelingsopgaven krijgen hiermee te maken. En logisch ook, men moet kritisch zijn als het uitzicht voor de deur verandert of wanneer de verkeersdrukte in de straat toeneemt. Als initiatiefnemer wil je deze vragen serieus nemen, maar soms is het lastig om direct en adequaat te reageren. Vandaag neemt Glenn Janssen, senior communicatie adviseur gebiedsontwikkeling bij Dietz, u mee in vijf praktische tips.
- Bereid vragen en antwoorden goed voor
‘’Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit klinkt cliché, maar daarom niet minder waar’’ – start Glenn zijn verhaal: ‘’Verdiep je in de standpunten van alle stakeholders. Weet welke voor- en tegenargumenten en welke sentimenten er leven. Het helpt als je vanaf het begin van het project een Q&A opstelt en deze gedurende het project aanvult. Bij het opstellen denk je na over kritische vragen die gesteld kunnen worden en wat het antwoord moet zijn. Op basis van deze Q&A’s werk je scenario’s uit; ‘wat als organisatie x of persoon y deze argumenten aandraagt’. Ook kun je tijdens het gesprek je beter inleven in een ander, doordat je weet wat er speelt en waar emoties vandaan komen.”
- Ga individueel het gesprek aan met kritische belanghebbenden
‘’Op basis van je vooronderzoek, weet je wie de meest kritische stakeholders zijn. Wat wij vaak doen is deze groep apart uitnodigen en op voorhand met hen de discussie aan gaan. Dit heeft twee voordelen; 1) je zorgt er voor dat kritische stakeholders zich serieus genomen voelen. Je legt hiermee de basis voor een goede samenwerking. 2) je kan op voorhand de angel uit de discussie halen en proberen mensen gerust te stellen. Het is immers jammer als een kleine kritische groep de toon zet in een plenaire bijeenkomst. Eenmaal in gesprek kan je er voor kiezen om deze groep ook tijdens zo’n bijeenkomsten gericht spreektijd te geven. Je geeft mensen de ruimte om hun stem te laten horen, maar ze eisen niet direct de gehele bijeenkomst op.’’
- Neem zorgen écht serieus en wees transparant
Glenn geeft als derde tip dat het belangrijk is om zorgen serieus te nemen en tegelijkertijd transparant te zijn over je eigen belangen: ‘’vertel wat je precies gaat doen met de zorgen die worden geuit. Leg uit wat de (gemeentelijke) kaders zijn, jouw eigen belangen en waarom je dingen wel of niet meeneemt in de uitwerking van het plan. Neem mensen mee in jouw afwegingen, dit zorgt voor wederzijds begrip. Het kan ook helpen om de vraag om te draaien; wat zou jij doen in ons geval, rekening houdend met ons belang en dat van jou?”. Natuurlijk zijn er ook zorgen die lastig te weerleggen zijn, vervolgt Glenn zijn verhaal: ‘’Denk hierbij aan gevoelskwesties. Bewoners die het dorpse gevoel willen behouden en daarom tegen woningbouw zijn. Erken mensen in hun gevoel en probeer dit niet af te zwakken, maar probeer wel met argumenten te komen waarom jij dit anders ziet. Een helpende hand van medestanders kan hierbij helpen.”
- Laat mede- en tegenstanders in gesprek gaan met elkaar
“Tegenover elke groep kritische stakeholders staan medestanders van een project. Je hoeft dus niet altijd zelf het gesprek aan te gaan en antwoorden te formuleren. Het kan waardevol zijn om mede- en tegenstanders met elkaar in gesprek te laten gaan en aan elkaar te laten uitleggen waarom zij iets wel of geen goed idee vinden. Ik maak het vaak mee dat argumenten makkelijker worden weerlegd en er oplossingen boven tafel komen, als gelijkgestemden met eenzelfde uitgangspositie het gesprek met elkaar voeren. Vooral als het om emotionele argumenten gaat. Je moet er wel voor waken dat mensen niet het gevoel krijgen dat je ze tegen elkaar uitspeelt. Een open discussie tussen mede- en tegenstanders levert vaak nieuwe inzichten op voor beide groepen.”
- Blijf niet oneindig participeren
En wat als je er niet helemaal uitkomt met elkaar? Ook dat gebeurt volgens Glenn wel meer dan eens: ‘’Belangen liggen te ver uit elkaar en zijn niet verenigbaar. Er zijn gesprekken gevoerd, partijen zijn dichter bij elkaar gekomen maar je komt tot de conclusie dat belangen niet op één lijn gaan komen. Spreek dit dan duidelijk uit. Verder participeren heeft geen nut meer, het zal alleen nog maar verder vertragen en frustreren. Op dat moment is het belangrijk dat het proces en alle gesprekken goed zijn vastgelegd zodat de besluitvormers hun beslissing weloverwogen kunnen nemen. Als je je participatieproces goed en zorgvuldig inricht zorgt dit bijna altijd voor meer onderling begrip. Dat betekent echter niet dat iedereen aan het einde van het proces zijn zin krijgt, maar hopelijk ligt er dan wel een beter plan.”
Meer weten over deze ervaringen of kunt u wel wat hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op via 030-2934399 of info@dietz.nl.